Een rooster maken, gewerkte uren bijhouden en verlofaanvragen verwerken: het hoort bij het ondernemerschap, maar kan veel tijd kosten. Een passend roosterprogramma maakt dat gemakkelijker. ProFri brengt deze mogelijkheden onder de aandacht en helpt leden bij het vinden van een oplossing die aansluit bij hun zaak.
Maak je gebruik van onze payrollpartners Connexie of Fooks? Dan ken je waarschijnlijk al de voordelen van hun planningstools en de personeelsadministratie die zij je grotendeels uit handen nemen. Heb je je medewerkers zelf in dienst? Ook dan kan een goed roosterprogramma je veel werk besparen en overzicht geven.
Het rooster dat nooit af is
Vrijdag, kwart over vijf. De eerste bestellingen komen binnen en je telefoon trilt: een van je avondkrachten is ziek. Terwijl de drukte toeneemt, zoek je iemand die kan invallen. En de urenlijsten van vorige maand? Die liggen op je bureau, thuis of ergens achter in de zaak.
Herkenbaar? In veel zaken staat het rooster in Excel, in een groepsapp of op papier aan de muur. Dat kan prima werken, zolang iedereen dezelfde informatie heeft en wijzigingen goed worden vastgelegd. Maar juist daar gaat het in de dagelijkse drukte gemakkelijk mis.
Medewerkers ruilen onderling diensten, iemand blijft langer of een invaller springt bij. Wie heeft uiteindelijk gewerkt? Zijn die extra uren doorgegeven? En past die geruilde dienst nog binnen de toegestane werktijden? Als het antwoord vooral in jouw hoofd zit, wordt overzicht houden een dagelijkse opgave.
Alles op één plek
Een passend roosterprogramma brengt de planning en registratie bij elkaar. Afhankelijk van het programma kunnen medewerkers hun rooster bekijken, beschikbaarheid doorgeven en verlof aanvragen via hun telefoon. Gewerkte uren worden vastgelegd via bijvoorbeeld een prikklok of mobiel klokken en kunnen worden aangeleverd voor de loonadministratie.
Dat scheelt zoekwerk in berichten en losse briefjes. Ook vragen als ‘Hoeveel verlof heb ik nog?’ en ‘Zijn mijn extra uren van zaterdag meegenomen?’ zijn gemakkelijker te beantwoorden. Jij hebt overzicht en je medewerkers weten waar ze aan toe zijn.
Extra aandacht voor jonge medewerkers
Werk je veel met scholieren? Dan moet je bij de planning rekening houden met de regels voor hun leeftijd. Het gaat daarbij om toegestane werkzaamheden, werktijden, pauzes en voldoende rust.
Voor 16- en 17-jarigen telt bijvoorbeeld ook schooltijd mee als arbeidstijd. Zij mogen maximaal 9 uur per dienst en 45 uur per week werken, met een maximum van 160 uur over vier weken. Daarnaast geldt minimaal 12 uur dagelijkse rust, in ieder geval tussen 23.00 en 06.00 uur. Een late sluitdienst en een vroege dienst de volgende ochtend kunnen dus niet zomaar worden gecombineerd.
Sommige roosterprogramma’s kunnen waarschuwen wanneer een planning niet binnen de ingestelde grenzen past. Dat helpt om fouten te voorkomen. Wel blijven juiste gegevens, goede instellingen en jouw controle noodzakelijk.
Welke oplossing past bij jouw zaak?
Niet iedere ondernemer heeft hetzelfde nodig. Misschien zoek je vooral een eenvoudig digitaal rooster. Of wil je ook urenregistratie, verlofbeheer en een koppeling met je loonadministratie. Het programma moet passen bij de omvang van je team, je manier van werken en je budget. Ook het gebruiksgemak voor jou en je medewerkers telt mee.
Een roosterprogramma ondersteunt je bij de organisatie en administratie. Bij payroll, zoals via Connexie of Fooks, wordt daarnaast een groot deel van de personeelsadministratie en werkgeversverplichtingen overgenomen. Welke ondersteuning passend is, hangt af van wat je zelf wilt blijven doen en wat je wilt uitbesteden.
ProFri helpt je verder
Heb je je medewerkers zelf in dienst en wil je weten welk roosterprogramma bij jouw bedrijf past? Of werk je al met een programma, maar sluit dat onvoldoende aan bij de praktijk? Laat ProFri weten waar je tegenaan loopt en welke ondersteuning je zoekt. Wij helpen je bij het verkennen van de mogelijkheden en het vinden van een passende oplossing.
Gebruik je de diensten van Connexie of Fooks? Vraag dan ook je contactpersoon hoe je hun beschikbare tools zo optimaal mogelijk kunt benutten.
Neem contact op met het secretariaat via info@profri.nl of bel 040 7200900.
Afbeelding gegenereerd met behulp van ChatGPT
